סביבת עבודה דיגיטלית בארגון יכולה לתרום לשיפור של תהליכי עבודה ובעיקר לחיזוק ממשקים בין יחידות בארגון. בוובינר שהנחתה Jocelyn Flint מחברת Academic Travel Abroad היא מספרת על מספר על מקומות בהם יישום סביבת עבודה דיגיטלית שיפר את ממשקי עבודה ואת התהליכים ונתן ערך משמעתי לארגון.
חברת Academic Travel Abroad עוסקת בארגון טיולים עבור חברות לחו"ל, קבוצות מאורגנות של מטיילים מקבלים מהחברה את כל השירותים הנדרשים במהלך טיול מאורגן באמצעות עובדי החברה וקבלני משנה. פעילות נוספת היא מול אוניברסיטאות ומשלחות של סטודנטים בעולם. יש להם כ- 130 עובדים, מתוכם 50 בארה"ב והשאר פזורים במדינות בעולם בצוותים קטנים.
הם היו ארגון המבוסס על תקשורת באימייל, לא היה שיתוף של קבצים או פורטל ארגוני מרכזי או אזורי. לכן השינוי של תהליכי עבודה והשיפור בתקשורת ובגישה למידע עדכני שהגיעו עם יישום איגלו כסביבת עבודה מרכזית היה משמעותי מאוד. אחת המטרות שהוגדרו בתחילת הדרך היא לזהות תהליכי עבודה בהם יש שימוש לא יעיל במיילים ולהעביר את התקשורת הזאת לסביבת העבודה הדיגיטלית. תהליכים אילו שיפרו את הדרך שבה עובדים בארגון .
איך מתחילים בדיגיטליזציה של תהליכי עבודה?
תהליכי דיגיטליזציה ארגונית מביאים שינויים משמעותיים, בדברים הקטנים – איך אנו עובדים. כדי שהשינוי יתקבל טוב על ידי הארגון הם התחילו בכמה תהליכים מאוד פשוטים שהביאו ערך משמעותי לארגון. מקומות בהם היה לפני כן הרבה חוסר סדר, הרבה מאוד מיילים הלוך וחזור ובקשות שלא קיבלנו מענה בזמן מספיק מהיר.
אמנם המנכ"ל רצה להתחיל עם שינוי מהותי – כל תוכניות הטיולים יהיו על הסביבה של איגלו, אך לג'וסלין זה ניראה שינוי גדול מאוד בשביל השלב הראשון. היא העדיפה להתחיל עם כמה שינויים קטנים יותר, אשר ירגילו את האנשים לעבודה בדרך החדשה, יספקו חווית הצלחה ויכשירו את הקרקע לשינויים מהותיים בהמשך. כיום כל השינויים שהמנכ"ל חשב עליהם בתחילה מיושמים, וכל תוכניות הטיולים נמצאות ביומן משותף אשר מאפשר הרבה שקיפות ונותן ערך, אך בשלב הראשון בחרו בתהליכים יותר ממוקדים שמביאים ערך מיידי ולא דורשים שינוי מהותי בשיטות העבודה של האנשים.
